Pelatihan Perbaikan RKAS

Oleh M Ihsan Dacholfany M.Ed

Menurut Edward Sallis terdapat beberapa strategi umum yang bisa diadopsi organisasi setelah mereka berhasil menentukan layanan dan pasar yang mereka operasikan. Ada tiga pilihan strategi pemasaran yang biasa institusi terapkan.

Pertama, strategi biaya rendah. Strategi ini menuntut organisasi  menjadi institusi yang memiliki biaya paling rendah. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi, penghematan waktu, kontrol yang ketat terhadap biaya, dan lain-lain. Manfaat strategi ini adalah  dapat mengarahkan sumberdaya-sumberdaya pada beberapa wilayah yang diidentifikasi sebagai mutu menurut pandangan pelanggan.

Walaupun demikian, harga yang paling rendah tidak dengan sendirinya menjamin kesuksesan. Banyak pelanggan mau membayar mutu dengan harga yang lebih mahal. Mutu tidak boleh dikorbankan hanya demi menurunkan biaya.

Pendidikan pada saat ini memberikan pelayanan secara cuma-cuma, strategi ini akan tampak tidak terlalu signifikan pada kesan pertama. Walaupun demikian, sebagai contoh, sebuah sekolah yang dapat mengontrol atau menghemat  biaya, akan memiliki jumlah uang yang lebih untuk dimanfaatkan sesuai dengan yang diinginkan. Hasil dari pemanfaatan sumberdaya-sumberdaya secara efektif bisa memberi sisi-sisi kompetitif pada institusi.

Kedua, strategi pembedaan, yaitu strategi yang menuntut institusi untuk menjadi unik dalam beberapa hal dibanding para pesaingnya. Dalam pasar komersial, ini dapat membantu perusahaan untuk menentukan harga premium.

Kelebihan strategi tersebut adalah bisa menarik pelajar, dan sebuah ciri yang unik dapat memudahkan institusi dalam memperoleh sumber-sumber dana alternatif.

Strategi pasar yang ketiga disebut dengan strategi fokus. Strategi ini mencakup konsentrasi pada sebuah wilayah geografis, kelompok pelanggan, atau segmen pasar tertentu. la adalah sebuah strategi pembedaan melalui segmentasi pasar. Dengan target tertentu, institusi akan menyesuaikan program-programnya agar lebih dekat dengan kebutuhan kelompok-kelompok target. Sebagaimana halnya strategi lain, strategi ini juga bertujuan untuk memperoleh kemajuan kom¬petitif.

Pada Rincian Program dan Kegiatan yang dirumuskan, sekolah/madrasah harus menerjemahkannya ke dalam Rencana Biaya. Hal ini dilakukan untuk mengetahui berapa biaya yang akan diperlukan untuk melaksanakan program/kegiatan tersebut. Apakah sekolah/madrasah cukup memiliki dana, dan dari sumber mana dana tersebut diperoleh?
Berikut ini adalah cara menyusun Rencana Biaya:

1. Menghitung Biaya Satuan dari semua kegiatan yang telah dirumuskan
2. Menyusun Rencana Biaya

Strategi biaya rendah menurut Sallis dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi, penghematan waktu, kontrol yang ketat terhadap biaya, dan lain-lain. Manfaat strategi ini adalah bahwa ia dapat mengarahkan sumberdaya-sumberdaya pada beberapa wilayah yang diidentifikasi sebagai mutu menurut pandangan pelanggan.
Dalam RKS/M, rencana biaya seharusnya dirinci secara bijak, da dipisahkan kembali, faktor-faktor apa saja yang tidak perlu mendapatkan biaya lebih, seperti biaya untuk mempercantik penampilan sekolah/madrasah. Biaya lebih diutamakan pada perbaikan fasilitas dari pada mempercantik fasilitas. Sebagai contoh, tidak perlunya menambah tanaman dalam sekolah/madrasah karena sekolah/madrasah sudah memiliki kebun. Adanya kelebihan dana hendaknya digunakan untuk membantu guru dalam meningkatkan mutu pendidikan dan mutu lulusan.

Tim guru perlu dibentuk dalam merumuskan anggaran dalam RKS/M, karena guru yang paling memahami situasi dan kondisi belajar mengajar di kelas. Kerja tim dalam sebuah organisasi merupakan komponen penting dari implementasi TQM, mengingat kerja tim akan meningkatkan kepercayaan diri, komunikasi, dan mengembangkan kemandirian. (John S Oakland, Total Qual¬ify Management, 1989).

Sebuah organisasi yang terlibat dalam TQM akan memperoleh manfaat dengan memiliki tim-tim yang efektif di semua tingkatan. Dalam beberapa sektor pendidikan, tim telah dikembangkan sebagai unit dasar dari penyampaian kurikulum dan dengan demikian pendidikan memiliki sebuah awal yang baik mengingat kerja tim adalah sebuah fakta yang sudah terbukti berhasil. Langkah awal tersebut memungkinkan institusi pendidikan memiliki pondasi kuat untuk membangun TQM.

Namun, aplikasi dari kerja tim seringkali dibatasi hanya sebatas fungsi kurikulum dan manajemen. Untuk membangun kultur TQM yang efektif, kerja tim harus difungsikan dalam institusi dan harus mendapatkan kesempatan yang seluas luasnya dalam situasi-situasi menentukan, seperti ketika harus membuat keputusan dan memecahkan masalah. Kerja tim juga harus ada di semua tingkatan dan harus melibatkan semua staf, akademik maupun pendukung. Pemisahan antara staf pengajar dan staf pendukung, dan antar tingkatan hirarkis seringkali mencegah fungsionalisasi kerja tim. Oleh karena itu, kendala ini harus dihilangkan.

Dalam penegakan TQM, tim tidak hanya berfungsi menjalankan sebuah tugas tertentu. Di samping menjalankan fungsi tim yang memang sangat penting tersebut, tim juga yang juga bisa digunakan untuk mencapai proyek yang spesifik. Proyek ad-hoc dan berjangka pendek serta tim peningkatan merupakan elemen kunci dalam meningkatkan mutu. Dengan melibatkan jumlah maksimum orang dalam proses mutu terpadu, sebuah tim memiliki sebuah nilai tambahan. Tim harus menjadi motor peningkatan mutu. Perm diingat bahwa TQM adalah sebuah kumpulan tim yang saling melengkapi.

Peningkatan mutu digerakkan oleh sekelompok tim yang didesain untuk menyelesaikan masalah, meningkatkan proses yang sudah ada atau merancang sebuah proses baru. Tugas-tugas kecil dan dapat diatur akan mempermudah pencapaian sukses. Dan meskipun gagal, tugas-tugas kecil tersebut tidak akan membahayakan kredibilitas dari keseluruhan proses. Rangkaian proyek kecil yang sukses bisa mendatangkan kesuksesan yang lebih besar. Meskipun demikian, proyek-proyek tersebut harus memiliki sebuah tujuan umum, sehingga ada koherensi dan arah yang jelas dengan hasil akhirnya adalah manfaat bagi pelanggan, baik internal maupun eksternal. Sebagai langkah awal, tim perlu dilatih tentang cara menggunakan pendekatan-pendekatan metodik dan menemukan solusi yang permanen dan berjangka panjang.

Peran tim dalam menyusun anggaran pada RENSTRA, merupakan upaya menghindari korupsi penggunaan anggaran. Transparansi dalam menyusun dan menggunakan anggaran harus dilakukan secara bersama-sama untuk tujuan peningkatan mutu pendidikan.

Pada Penyusunan Rencana Biaya, apabila saya diperkenankan untuk memberi penegasan usul kepada inas Pendidikan Kabupaten/Kota agar menetapkan anggaran harus jelas dan tegas. Penyusunan anggaran dalam RKS harus  tepat sasaran sehingga tindak terdapat pemborosan anggaran (penggunaan anggaran yang tidak perlu).

Penyusunan anggaran dalam RKS harus merupakan produk kebijakan RKS yang adil. Hal ini sesuai dengan perintah Alloh dalam surat An-Nisa ayat 58 yakni :

Yang terjemahannya :

“ Sesungguhnya Allah menyuruh kamu menyampaikan amanah kepada yang berhak menerimanya, dan (menyuruh kamu) apabila menetapkan hukum di antara manusia supaya kamu menetapkan dengan adil. Sesungguhnya Allah memberi pengajaran yang sebaik-baiknya kepadamu. Sesungguhnya Allah adalah Maha Mendengar lagi Maha Melihat “.
Dengan demikian, dalam penyusunan anggaran dalam RKS/M harus adil. Apabila ditemukan adanya penggunaan dana yang berlebihan maka RKS/M tersebut harus diubah sampai adil.
Aplikasi konsep ekonomi dan konsep dasar pendidikan yang menjadi pusat perhatian adalah : Bagaimanakah menghasilkan atau mengalokasikan sumber-sumber yang terbatas untuk mencapai suatu tujuan yang beraneka ragam atas kemampuan anggaran, sarana, sosial, dan politik yang ada. Aspek yang perlu dikaji dan diperhitungkan dalam keberhasilan suatu ekonomi pendidikan adalah : 1) Perimbangan antar biaya dan kesempatan; 2) Keuntungan internal dan eksternal; 3) Keuntungan fiscal; 4) Sumber Daya Manusia; 5) Permintaan dan kebutuhan masyarakat akan pendidikan; 6) Efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan lembaga pendidikan; 7) Pendistribusian informasi dan pendidikan yang merata; Dampak yang dihasilkan; 9) Pemberdayaan investasi.

Persoalan yang dihadapi dalam pendanaan pendidikan memerlukan komitmen yang nyata dari semua pihak. Masalah pendanaan pendidikan bukan sekadar alokasi anggaran yang tidak mencukupi, tetapi juga persoalan sasaran yang direncanakan sering tidak tercapai. Situasi ini makin diperparah oleh kenyataan masih adanya orang yang tega mengkorupsi anggaran pendidikan yang sudah minim tersebut. Hal ini disampaikan Sekretaris Komisi Nasional (Komnas) Pendidikan Dr Ninasapti Triaswati kepada wartawan di Jakarta, Selasa (4/12). Ninasapti yang didampingi Prof Dr. Afan Gaffar dan Dr. Andi Mallarangeng, keduanya konsultan Komnas Pendidikan, menjelaskan hasil temuan Komnas Pendidikan tentang persoalan pendanaan pendidikan yang dihadapi saat ini dan solusi yang ditawarkan pada pemerintah daerah.

Kualitas penyelenggaraan pendidikan akan bermuara pada kualitas proses pembelajaran yang dilakukan oleh guru dan siswa, sedangkan kualitas proses pembelajaran selain tergantung kepada kompetensi dan kinerja guru serta kesiapan siswa, juga akan tergantung kepada ketersediaan media dan fasilitas proses pembelajaran. Semakin lengkap media dan fasilitas proses pembelajaran ditambah dengan kesiapan guru dalam proses penggunaan dan pemilihan pendekatan, metode dan strategi proses pembelajarannya, maka kualitas proses pembelajaran akan semakin efektif dan menghasilkan mutu yang lebih baik.

Keseluruhan aspek tersebut di atas, akan tergantung pula terhadap kelancaran dan ketersediaan biaya pendidikan yang mencukupi. Dalam hal ini, manajemen keuangan adalah suatu fungsi penyediaan atau pengusahaan dana yang diperlukan dengan syarat atau kondisi yang paling sesuai atau menguntungkan. Fungsi keuangan tidak hanya masalah penyediaan dana saja tetapi juga mencakup penggunaan dana itu seefektif dan seefisien mungkin.
Pengelolaan keuangan sekolah, dampaknya akan bermuara pada mutu lulusan yang menjadi sasaran dalam mencapai tujuan pendidikan. Kaitannya dengan mutu pendidikan di sekolah meliputi keseluruhan komponen, baik yang terlibat langsung dalam kegiatan proses pembelajaran maupun komponen lainnya yang juga penting bagi keberhasilan suatu lembaga pendidikan secara umum. Maka penyelenggaraan pendidikan harus diarahkan pada penerapan prinsip-¬prinsip Total Quality Manajemen (TQM). Secara umum, sesuai dengan Nasution (2005: 178) berkenaan dengan prinsip-prinsip TQM tersebut meliputi : “(1) fokus pada siswa, (2) obsesi terhadap mutu, (3) pendekatan ilmiah, (4) komitmen jangka panjang, (5) team work, (6) perbaikan sistem secara berkesinambungan, (7) pendidikan dan pelatihan, (8) kebebasan yang terkendali, dan (9) kesatuan tujuan”.

Kepala sekolah sebagai manajer berfungsi sebagai otorisator dan dilimpahi fungsi ordonator untuk memperhatikan dan mengupayakan pendapatan, memerintahkan pembayaran serta mengendalikan proses anggaran agar sesuai dengan program kerja yang telah ditentukan sebelumnya. Namun, tidak dibenarkan melaksanakan fungsi bendaharawan karena berkewajiban melakukan pengendalian ke dalam. Bendaharawan, di samping mempunyai fungsi-fungsi bendaharawan, juga dilimpahi tugas ordonator untuk menguji hak atas pembayaran.
Jones (1985) mengemukakan tiga fase dalam tugas manajemen keuangan, 1) Financial planning , 2) Implementation, 3) Evaluation, Perencanaan financial yang disebut budgeting merupakan kegiatan pengkoordinasion semua sumber data yang tersedia untuk mencapai sasaran yang dinginkan secara sistematis tanpa menyebabkan efek samping yang merugikan. Implementation involves accounting (pelaksanaan anggaran) adalah kegiatan berdasarkan rencana yang telah dibuat dan kemungkinan terjadi penyesuaian jika diperlukan. Evaluation involves merupakan proses evaluasi terhadap pencapaian sasaran.

Cadwell B.J. dan Spinks, J.M (1998 :109:130) mengemukakan ada 5 (lima) fase dalam manajemen keuangan : (1). Purpose. (2). Broad guidelines. (3). Implementation. (4) Resources required. (5) Evaluation. Tujuan dan petunjuk pelaksanaan dalam manajemen keuangan. Cadwell menyatakan tujuan dan petunjuk operasional merupakan dua kunci utama dalam manajemen keuangan. Tujuan tersebut menyangkut keseluruhan program yang harus dilaksanakan dalam petunjuk pelaksanaan. Implementasinya adalah menyangkut secara detail tentang apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan dan kapan dilakukan dan seberapa penting hak tersebut dilakukan.

Pemahaman terhadap administrasi pendidikan tidak terlepas dari permasalahan yang berkaitan dengan keseluruhan proses yang dilakukan lembaga pendidikan. Tekanan utamanya terletak pada upaya menciptakan proses kerjasama yang harmonis baik dalam pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya termasuk di dalamnya sumber daya fasilitas dan dana.
Peranan administrasi pendidikan dalam penyelenggaraan pendidikan nasional demikian pentingnya, sebagaimana dikatakan Engkoswara (1998:28) “Sejauhmanakah peranan dan dampak ilmu pendidikan terhadap kehidupan sangat dipengaruhi oleh pengadministrasian atau peranan pendidikan itu sendiri”. Lebih lanjut dikatakan bahwa administrasi pendidikan bukanlah hal yang baru, telah dipergunakan dalam berbagai jenis dan jenjang pendidikan, sekalipun masih langka diteliti secara seksama di Indonesia.

Administrasi pendidikan yang dimaksud adalah ilmu yang mempelajari pemetaan sumber daya yaitu manusia. Kurikulum atau sumber belajar dan fasilitas untuk mencapai tujuan pendidikan yang disepakati. Ditambahkan oleh beliau, administrasi pendidikan pada dasarnya adalah salah satu media belaka untuk mencapai tujuan pendidikan secara produktif yaitu efektif dan efesien. Oleh karena itu kriteria atau ukuran keberhasilan adminsitrasi pendidikan adalah produktivitas pendidikan, yang dapat dilihat pada prestasi atau produktivitas pada proses, suasana atau efesiensi. Efektivitas dapat dilihat pada 1) Masukan yang merata; 2) Keluaran yang banyak dan bermutu; 3) Ilmu dan keluaran yang sesuai dengan kehidupan masyatakat yang sedang membangun; dan 4) Pendapatan tamatan atau iuran yang memadai. Sedangkan efesiensi dapat dilihat pada : 1) Kegairahan atau motivasi belajar yang tinggi ; 2) Pembiayaan , waktu dan tenaga yang sekecil mungkin tetapi hasil yang besar mendekati rasio. Kriteria keberhasilan itu sangat penting dalam Administrasi Pendidikan, sehingga apapun yang akan diinovasikan dan diterapkan supaya diukur atau diterapkan atau dipertimbangkan atau kriteria keberhasilan memerlukan suatu proses administrasi pendidikan (1998:29).

Untuk melihat kedudukan biaya pendidikan dalam Administrasi Pendidikan menurut Engkoswara (1999:26) diperlukan berbagai dukungan, yaitu 1). Sumber daya manusia yang terdiri dari guru, siswa dan orang tua ; 2).sumber belajar yang berintikan kurikulum; 3). Sumber fasilitas dan dana yang dibutuhkan.

Menurut Sriyadi (1989:133) manajemen biaya atau keuangan adalah :

… membahas masalah kebutuhan keuangan (need for foinds) perencanaan struktur keuangan badan usaha, sumber-sumber daya modal dan analisa laporan keuangan. Manajemen keuangan adalah suatu fungsi penyediaan atau pengusahaan dana yang diperlukan dengan syarat atau kondisi yang paling sesuai atau menguntungkan. Fungsi keuangan tidak hanya masalah penyediaan dana saja tetapi juga mencakup penggunaan dana itu seefektif dan seefesien mungkin.

Sebagaimana pendapat di atas, manajemen keuangan tidak hanya penyediaan dana tetapi juga penggunaan dana dalam dunia usaha, untuk itu tidak akan jauh berbeda dengan konsep pembiayaan pendidikan. Hal tersebut dipertegas oleh Anwar (1990:50) “Pembiayaan pendidikan merupakan kegiatan dalam penyelenggaraan pendidikan yang menyangkut bagaimana upaya mencari sumber dan bagaimana menggunakan dana yang ada itu untuk proses penyelenggaraan pendidikan”.

Adapun Abdul Gaffar (1991:56) mengemukakan bahwa :

…. Pembiayaan pendidikan (educational finance) mencakup beberapa aspek, pertama adalah reviue (sumber dana pendidikan), kedua alokasi atau distribusi yang mengungkapkan masalah-masalah yang bagaimana menggunakan dan mendistribusikan dana yang diperoleh dari berbagai sumber untuk kepentingan penyelenggaraan pendidikan.

Dengan demikain manajemn keuangan di sekolah dapat diartikan sebagai proses strategi, perencanaan, penggunaan dan pertanggungjawaban keuangan dalam mencapai tujuan secara efesien, Fungsi manajemen keuangan yang utama adalah pengumpulan dana dan pembiayaan serta alokasi untuk penggunaan yang berbeda-beda. Imbalan bagi sumber-sumber pembiayaan dapat berupa pengembalian (return) pembayaran kembali produk dan jasa.
Tujuan menejemen keuangan adalah menyusun strategik dan merencanakan untuk memperoleh, menggunakan dana guna mengoptimalkan nilai organisasi. Nilai organisasi yang mengukur adalah pihak luar, seperti sekolah, nilai organisasinya adalah orang tua siswa atau masyarakat, pemerintah.

Referensi

Dr Edward Sallis, Total Quality Management in Education,1993

John S Oakland, Total Qualify Management, 1989

Abdul Gaffar, 1991

Engkoswara, 1999

Cadwell B.J. dan Spinks, J.M 1998