Pelatihan Perbaikan RKAS

Tulisan ini kami susun sebagai tindak lanjut dari artikel sebelumnya yang berjudul “Mengapa Sekolah Membangun Website”. Inisiatif ini terdorong dengan semakin cepatnya perkembangan sekolah  yang membangun website, namun banyak yang  tidak terkelola optimal.Pengembangan web di sekolah karena sistem perencanaan struktur disain maupun struktur informasi yang yang tidak terencana dengan baik. Dokumen perencanaan pengembangan web pada umumnya tidak sekolah buat sehingga tujun dan target mengembangan tidak dideskripsikan sebagai panduan.

Tujuan yang jelas dengan target yang terukur adalah salah satu kunci keberhasilan dalam melaksanakan pekerjaan. Target yang ditentukan adalah mutu. Pada umumnya web sekolah bertujuan untuk meningkatkan penyebaran informasi kepada masyarat dan meningkatkan daya interaktif sekolah dengan siswa dan masyarakat. Untuk itu, sekolah menyediakan informasi yang terbarukan setiap hari.

Oleh karena itu efektifnya pengelolaan pengelolaan website sekolah sangat bergantung pada kemampuan sekolah mengembangkan dokumen perencanan yang dapat diterapkan,  perangkat teknologi yang terbarukan, kompetensi pengelolaan teknologi yang terus menerus ditingakatkan, kompetensi mengolah informasi, penghargaan terhadap pengolah informasi, dan ketekunan untuk membaharui informasi web secara teratur dan berkelanjutan.

Masalah

Pada era pengembangan web semudah mengelola power point setelah sistem informasi dan komunikasi global menyediakan content management sytem (CMS) yang memudahkan setiap pengguna membangun web sekolah  semudah mengaplikasikan power point, perkembangan disain web sekolah semakin membaik.

Hal itu sejalan dengan peningkatan perhatian sekolah pada penyediaan perangkat keras yang semakin meningkat. Juga berkembang rasa malu jika sekolah belum tersambung ke jaringan internet.

Namun di balik itu, berdasarkan pengamatan di banyak sekolah perkembangan positif itu belum menghasilkan produktivitas optimalnya karena minimnya kompetensi sumber daya manusia dalam sistem mengelola web.

Bagaimana sistem informasi dan komunikasi itu dirancang dalam perencanaan? Bagaimana sistem pengelolaan distandarkan? Bagaimana proses pengelolaan direncanakan dan dilaksanakan? Bagaimana informasi dikembangkan dan disajikan? Bagaimana pengelolaan internet sekolah dievaluasi? Berbagai masalah itu belum dapat dituangkan dalam sistem pengembangan website sekolah.

Untuk mengoptimalkan sistem pengelolaan website sekolah maka sebaiknya pemerintah menyediakan pelatihan manajemen website agar sekolah mengembangkan rencana, melaksanakan rencana, dan mengevaluasi kinerjanya. Sebelum program itu dapat dilakukan, terdapat kebutuhan mendesak agar sekolah mengkaji ulang mengenai rancangan program, sitem pelaksanaan, dan sistem evaluasi pengelolaan web site.

Bagaimana Menurut Teori?

Kejelasan akhir tujuan yang ingin dicapai merupakan bagian penting dari sistem pengendalian mutu pengelolaan web site. Di sini ada keterkaitan antara tujuan dengan instrumen evaluasi. Ada keterkaitan dengan pengukuran dan penilaian.

Mengukur terkait dengan tingkat ketercapaian tujuan, penilaian berkaitan dengan penafsiran mengenai makna posisi penapaian terdahap target kinerja standar.

Pengukuran keberhasilan memerlukan sejumlah indikator dan kriteria yang telah ditetapkan dalam program. Berkenaan dengan penentukan indikator keberhasilan pengelolaan web  Niraj Kumar Jha (2009) menyatakan bahwa web yang bermutu dapat dinilai dari 5 indikator yang meliputi  aspek fungsi (functionality) yang sesuai dengan tujuan, desain (design) yang menarik, isi website (content) yang memenuhi kebutuhan pengunjung, originalitas web (originality) yang menunjukkan produk yang khas sebuah karya yang tiak duplikatif dari web lain, serta profesionalisme dan efektivitas (professionalism & effectiveness).

Dari lima persyaratan tersebut, yang menyangkut pengelola adalah perlu pemenuhan asas professional. Pengelola perlu memiliki pengetahuan yang terus berkembang melalui proses belajar, pengalaman yang terus dikembangkan dalam proses perbaikan pekerjaan, dan keterampilan dalam pengelolaan teknologi dan informasi.

Nilai efektivitas berkenaan dengan pentingnya lembaga pengelola web memiliki rencana pengelolaan dengan target kerja yang terukur, melakukan proses penerapan perencanaan, melakukan evaluasi untuk memastikan bahwa kegiatan mengarah pada pencapaian target dan melakukan perbaikan berkelanjutan.

Jim Kapoun dalam “Teaching undergrads WEB evaluation: A guide for library instruction” juga menetapkan terdapat lima kiteria yang , yaitu ketepatan (Accuracy) mengarah pada tujuan, otoritas (Authority) lebih menekankan  pada pentingnya pengembangan web yang dilandasi dengan keahlian atau latar belakang pendidikan, objektivitas (Objectivity) member pesan perlunya menjaga kebenaran , peredaran (Currency) yang menekankan opada fungsi komunikasi, dan cakupan (Coverage) merupakan syarat untuk mempertimbangkan cakupan kompleksitas teknologi dan informasi yang disesuaikan dengan kemampuan pengelola.

Management Centre International Limited (MCIL) dalam webnya menyatakan bahwa yang paling penting web harus memenuhi kesan pertama (first impressions) yang baik, kemudahan navigasi (navigation) , mutu konten (content) , web yang attractor (attractors) atau berpenampilan baik,  mudah dicari atau ditemukan orang  (findability), menjalin kontak kontak dengan anggota komunitas (making contact), sesuai dengan berbagai sistem teknologi pencarian atau kompatibilitas browser (browser compatability), meningkatkan pengetahuan tentang pengguna (knowledge of users), memahami tingkat kepuasan pengguna (user satisfaction).

Dilihat dari kebutuhan pengelolan web sekolah maka web web harus memenuhi kriteria menunjang pengelolaan, pembelajaran, dan interkasi sosial. Pada ketiga aspek itu sekolah perlu mengembangkan skala prioritas untuk mengembangkan web secara bertahap dan berkesinambungan agar tingkat kemajuan sekolah tercermin pada perkembangan webnya.

Apa yang perlu sekolah perhatikan?

Dari berbagai pandangan itu, kita dapat memperluas pemahaman bahwa web yang baik perlu memenuhi beberapa indikator serta kriteria mutu. Puncak pertimbangan utama adala sejauh mana web dapat memenuhi kepuasan pelanggan atau pengunjung.

Dari kriteria ini pengelola wajib menentukan untuk siapa teknologi dan informasi itu dikelola. Siapa yang diharapkan dapat memetik manfaat atau disebut juga ruang lingkup sasaran yang diharapkan. Prinsip ini menegaskan bahwa web semakin baik jika semakin banyak bermanfaat bagi pengunjung.

Prinsip yang kedua adalah mengembangkan teknologi yang sesuai dengan tujuan dan mengolah informasi yang sesuai dengan tujuan yang hendak sekolah wujudkan. Faktor lain yang penting adalah meningkatkan kompetensi pengelola melalui peningkatan pengetahuan dan pengalaman yang terus ditingkatkan sejalan dengan pertumbuhan target kegiatan dan perkembangan teknologi yang cepat.

Prinsip yang ketiga adalah mengembangkan struktur lembaga pengelola yang meliputi divisi pengelolaan teknologi, informasi, dan regulasi fungsi struktur untuk mendapatkan siapa yang mengerjakan apa dalam bentuk kolaborasi tim.

Untuk dapat memenuhi tingkat kepuasan dan kemudahan pengunjung maka web yang sekolah memenuhi indikator  sebagai berikut:

1. Landasan umum
   • Visi, misi dan tujuan jelas.
   • Sasaran audiens jelas batasannya.
   • Memiliki struktur organisasi pendukung bidang teknolog,  artistik, dan struktur sistem informasi.
   • Sumber daya manusia pengelola terlatih
   • Pengelola memeliki dediksi mengelola web secara rutin dan berkelanjutan
   • Memiliki sumber daya pembiayaan yang jelas.
2. Fungsi Teknologi
   • Perangkat teknologi sesuai dengan tujuan
   • Perangkat teknologi mudah digunakna
   • Tiap komponen berfungsi optimal
   • Fungsi navigasi memudahkan pengunjung
   • Fungsi komunikasi  dapat memenuhi kebutuhan  pengunjung
3. Fungsi Teknologi Sebagai Pendukung Efektivitas Organisasi
   • Menunjang pengelolaan administrasi
   • Berfungsi sebagai penunjang untuk melakukan kerja sama
   • Berfungsi melakukan transaksi.
   • Menunjang percepatan pencapaian tujuan organisasi
4. Berpenampilan artistic
   • Artistik disain menarik perhatian pengunjung
   • Memberikan kesan baik sejak awal
   • Atraktif.
   • Tata warna menarik
   • Disain mencerminkan visi dan misi
5. Struktur informasi
   • Memiliki peta informasi yang sistematis,
   • Informasi objektif,
   • Informasi akurat,
   • informasi up to date (diupload secara rutin)
   • meningkatkan pengetahuan pengunjung mengenai hal-hal baru atau untuk
   • berfungsi sebagai sumber ilmu pengetahuan
   • menjadi penyebar informasi yang efektif
   • Informasi yang disajikan original
   • Bahasa yang digunakan efektif

Uraian itu menggambarkan bahwa cukup banyak persyaratan yang perlu sekolah penuhi untuk dapat memfungsikan website sebagai teknologi penunjang sistem pengelolaan dan pembelajaran dengan mensinergikan seluruh pemangku kepentingan melalui media website. Pengorganisasiannya perlu dilakuka secara bertahap dan terbina secara berkelanjutan.

Strategi Pemecahan Masalah

Kendala utama dalam sistem pengelolan website, sekolah belum  memiliki sturktur organisasi yang mengelola perngkat teknologi secara terstruktur yang menangani prangkat keras, perangkat lunak,  tim disain artistic web, dan tim pengelola informasi,  dan tim redaksi yang mengelola sistem publikasi dan komunikasi.

Tim tersebut idealnya diarahkan dengan program dan standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan website yang dipantau secara ketat untuk memastikan bahwa seluruh komponen yang direncanakan dapat sekolah wujudkan. Untuk dapat  memastikan bahwa semua bahwa semua fungsi dapat berproses secara optimal maka  perlu melakukan pemantauan berkala dan berkelanjutan.

Berdasarkan informasi di atas, maka selayaknya sekolah melakukan upaya-upaya  mengembangkan  tim pengelola secara teroganisir dan terstruktur, mengembangkan program yang sesuai dengan potensi yang sekolah miliki, dan melaksanakan program yang selalu diintegrasikan dengan sistem pemantauan berkala untuk memperbaiki pekerjaan.

Tim pengembang web sekolah  kini menjadi pengembang yang tidak terbatas waktunya dan bertugas secara bergantian untuk mengembangkan program, mengembangkan teknologi, mengelola informasi dan menyebarkan informasi selama sekolah membutuhkannya.

Evaluasi diri terhadap web yang sudah ada dengan menggunakan isntrumen yang sesuai dengan tujuan pengembangan web sekolah merupakan hal yang sangat penting. Diharapkan dengan penilaian website maka sekolah akan lebih memahmi keunggulan-keunggulan yang telah terwujud dan kelemahan yang masih perlu ditangani perbaikannya.

Kesimpulan

Kelemahan dalam sistem pengelolaan web site sekolah pada saat ini pada umumnya terkendala dengan tentang pentingnya memiliki tim pengelola teknologi, disain artistik, tim pengelola informasi, tim piñata infomasi dan pelayanan komunikasi berlum terbentuk. Pengelolaan web belum memenuhi standar perencnaan, pengelolaan, sistem penaminan mutu yang efektif. Demikian juga sumber daya manusia pengelola yang belum terstruktur juga kurang terlatih dalam mengelola informasi sehingga web sering kedodoran tidak ter-update.

Kelemahan itu diperparah dengan sistem kendali mutu yang tidak berjalan semestinya sehingga sekolah terjebak dalam kemudahan membangun namun keteteran dalam memelihara sehingga banyak web menjadi simbol pencitraan pengelolan sekolah yang buruk. (Dr. Rahmat& Reta)

Artiket Terkait  : Mengapa Sekolah Membangun Website?

Referensi:

Jim Kapoun. Teaching undergrads WEB evaluation: A guide for library instruction . http://www.library.cornell.edu/olinuris/ref/webcrit.html

Niraj Kumar Jha . http://www.whereincity.com/articles/technology/5881.html